İstanbul 29 Mayıs Üniversitesi · Sürüm 1.1
Sosyal Transkript Sistemi Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Teknik taslak. Üniversitenin yetkili biriminin nihai doğrulamasına tabidir.
Veri sorumlusu
Veri sorumlusu İstanbul 29 Mayıs Üniversitesidir. Adres: Elmalıkent Mahallesi, Elmalıkent Caddesi No:4, Ümraniye/İstanbul. Bu metin, Sosyal Transkript başvurusu ve belgelendirme sürecindeki veri işlemeyi açıklar.
İşlenen bilgiler ve toplama yöntemi
Hesabınızda bulunan ad soyad, öğrenci numarası, kurumsal e-posta, akademik birim ve bölüm/program bilgileri; forma girdiğiniz etkinlik adı, kategori/tür, tarih, düzenleyen kurum, rol, düzey ve açıklama; yüklediğiniz kanıt dosyası ve dosya bilgileri işlenir. Ayrıca başvuru/düzeltme geçmişi, karar, değerlendirici ve işlem zamanları ile aydınlatmayı okuma ve doğruluk taahhüdünün sürüm/zaman kayıtları tutulur. Veriler kurumsal hesap kaydı, elektronik başvuru formu ve yetkili değerlendiricinin işlemleri yoluyla elde edilir. Sistem ayrıca T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya IP adresi istemez. Etkinliği kanıtlamak için gerekmeyen bilgileri ve üçüncü kişilerin bilgilerini belgeden çıkarınız; özel nitelikli kişisel veri yüklemeyiniz.
İşleme amaçları
Öğrenci hesabını doğrulamak, başvuruyu yetkili akademik birim/kategori sorumlusuna sunmak, katılım belgesini incelemek, karar ve düzeltmeleri izlemek, kabul edilmiş etkinliklerden sosyal transkript oluşturmak ve belgenin doğrulanmasını sağlamak amaçlanır. İşlem geçmişi, başvurunun hangi bilgi ve belgeyle değerlendirildiğinin denetlenebilmesi için saklanır.
Hukuki sebep
Üniversitenin KVK Politikası bölüm 4.2, veri işlemeyi sürece göre KVKK madde 5'teki şartlarla ilişkilendirir. Bu teknik taslakta öğrencinin etkinlik kaydını belgelendirme talebi ve değerlendirme geçmişinin korunması, madde 5/2-e kapsamındaki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olma şartı yönünden kurumun değerlendirmesine sunulmuştur. Somut veri kategorisi/amaç eşleştirmesi ve varsa diğer dayanaklar, Üniversitenin yetkili birimince kesinleştirilmelidir; sırf bu sistemin varlığı bir kanuni zorunluluk oluşturmaz. Aydınlatmayı okudum kutusu açık rıza beyanı değildir. Özel nitelikli veri işlenmesi bu taslağın kapsamı dışındadır.
Erişim ve aktarım
Başvuru ve kanıt dosyasına sahibi öğrenci, ilgili akademik birim/kategori kapsamında görevli değerlendiriciler ve yetkili sistem yöneticileri erişir. Kurumun görevlendirdiği teknik hizmet sağlayıcılar yalnız hizmetin gerektirdiği yetkiyle çalışır; yetkili kamu/adli mercilere ancak geçerli hukuki yükümlülük çerçevesinde aktarım yapılabilir. Kanıt dosyaları kamuya açılmaz. Öğrencinin oluşturduğu transkriptin doğrulama kodunu bilen kişi, öğrenci bilgilerini ve onaylı etkinlikleri görebilir; bu nedenle kodu yalnız belgeyi paylaşmak istediğiniz kişiyle paylaşınız. Doğrulama paylaşımı öğrenci veya yönetici tarafından kapatılabilir. Barındırma sağlayıcısı ve ülkesi kurum tarafından belirlenmeli; yurt dışına aktarım gerekiyorsa güncel mevzuata göre ayrı değerlendirilmelidir. Bu metin aktarım izni oluşturmaz.
Saklama ve imha
Başvurular, önceki belge sürümleri, değerlendirme kayıtları ve transkriptler yalnız ilgili amaç ve uygulanabilir yasal saklama yükümlülüğü devam ettiği sürece tutulur. Üniversitenin Veri Saklama ve İmha Politikası esas alınır. Sosyal transkripte özgü süre ve imha takvimi yetkili birimce belirlenmelidir; yazılım bu taslakta süresiz saklama veya rastgele bir yıl süresi öngörmez. İşleme şartları ortadan kalkınca silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri kurum politikası kapsamında yürütülür; yedekler de bu kapsama alınır.
Haklarınız
KVKK madde 11 kapsamında bilgilerinizin işlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amaca uygun kullanımını öğrenebilir; işlenen veriler ve yurt içi/yurt dışındaki alıcılar hakkında bilgi isteyebilirsiniz. Eksik veya yanlış kayıtların düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silme/yok etme işlemlerini ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini talep edebilirsiniz. Yalnız otomatik analizle aleyhinize oluşan sonuca itiraz edebilir, hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini isteyebilirsiniz.
Başvuru ve iletişim
Üniversitenin KVKK sayfasındaki İlgili Kişi Başvuru Formu ve yöntemlerini kullanabilirsiniz. İmzalı başvuru Elmalıkent Mah. Elmalıkent Cad. No:4 Ümraniye/İstanbul adresine şahsen veya posta yoluyla, kvkk@29mayis.edu.tr adresine elektronik olarak ya da güvenli elektronik imzayla 29mayis@hs03.kep.tr KEP adresine iletilebilir. Kimlik doğrulama ve başvuru usulü için güncel resmî formu inceleyiniz. İletişim: +90 216 474 08 60.
Resmî kaynaklar
22.09.2026 tarihinde incelendi. Diğer süreçlere ait metinler bu sisteme kopyalanmamıştır.